Okto, la vue administrateur : piloter les formations réglementaires de vos équipes

Un suivi reposant sur des tableurs et des pièces dispersées peut compliquer la préparation d'un contrôle. Le jour où un contrôleur demande qui a été formé à la LCB-FT ou au RGPD, il faut pouvoir répondre vite et avec des pièces. La vue administrateur d'Okto, le logiciel de suivi de La Fakto, a été pensée pour faciliter ce suivi.

La vue administrateur en bref

• Attribuer une formation à un ou plusieurs collaborateurs.
• Organiser les équipes par groupes, à l'image de l'organisation interne.
• Suivre la progression, la complétion et les résultats de chacun.
• Observer la progression aux questions testées grâce aux évaluations d'entrée et de sortie.
• Exporter les pièces de formation pour préparer un audit ou un contrôle.

Attribuer les bonnes formations aux bonnes personnes

Les obligations de formation dépendent de ce que fait chaque collaborateur : un chargé de clientèle n'a pas les mêmes besoins qu'un responsable conformité. Depuis la vue administrateur, le responsable attribue les formations aux personnes visées par chaque obligation et peut organiser les collaborateurs en groupes qui reproduisent l'organisation de l'entreprise (agence, service, métier). C'est la traduction directe d'un plan de formation réglementaire : chaque obligation rattachée aux personnes qu'elle concerne.

Suivre la progression et les résultats

Chaque formation La Fakto est construite de la même façon : une évaluation d'entrée, trois épisodes vidéo et une évaluation de sortie. Le tableau de suivi montre, pour chaque collaborateur, où il en est, s'il a terminé la formation et quel résultat il a obtenu. L'écart entre l'évaluation d'entrée et celle de sortie permet d'observer la progression aux questions testées et de repérer les besoins de consolidation ; il ne démontre pas, à lui seul, la maîtrise du poste.

Un responsable a besoin de savoir qui a suivi quoi, avec quels résultats, et où consolider.

Retrouver les pièces en quelques clics

Une formation validée, c'est-à-dire suivie en entier et dont l'évaluation de sortie est réussie selon les critères de La Fakto, donne lieu à une attestation de réussite nominative. Le responsable retrouve ces attestations et le dossier de formation de chaque collaborateur depuis son espace, et peut les exporter pour préparer un audit ou un contrôle. Ces pièces facilitent la démonstration, sans garantir à elles seules la conformité du dispositif. Pour la LCB-FT, le décret du 24 avril 2026 impose de tenir à jour les documents relatifs aux formations obligatoires pendant la durée des fonctions du collaborateur, puis cinq ans à compter de leur fin.

Un suivi qui respecte les collaborateurs

Le suivi nominatif des formations est un traitement de données personnelles. Il suppose une finalité définie, une base légale appropriée, une information des collaborateurs, des durées de conservation fixées, des mesures de sécurité et des habilitations limitées à ce dont chacun a besoin pour ses missions, comme le rappelle le guide de la sécurité des données de la CNIL. Lorsqu'une formation répond à une obligation légale, cette obligation peut fonder le suivi ; ce n'est pas le cas de toutes les formations.

Dans Okto, un responsable ne voit que les collaborateurs de son entreprise, et chaque collaborateur ne voit que ses propres données. Au sein de l'entreprise, il revient à l'employeur de réserver l'accès aux résultats aux personnes qui en ont besoin, selon leurs fonctions et leurs équipes.

Questions fréquentes sur la vue administrateur

Qui a accès à la vue administrateur ?

Les responsables désignés par l'entreprise, par exemple en conformité, en ressources humaines ou en management. Okto sépare les données de chaque entreprise ; en interne, l'accès aux résultats doit être limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs missions.

Peut-on suivre plusieurs obligations en même temps ?

Oui : chaque formation attribuée apparaît dans le suivi, qu'il s'agisse de LCB-FT, de RGPD, d'IA ou d'une autre obligation.

Les collaborateurs sont-ils informés du suivi ?

Ils doivent l'être. Le suivi nominatif des formations suppose une information préalable des collaborateurs, ainsi qu'une base légale et des durées de conservation définies.