Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont La Fakto collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel (les « Données ») des personnes avec lesquelles elle est en relation (les « Personnes concernées ») : visiteurs de son site, prospects, clients et leurs collaborateurs, participants à ses formations, formateurs, fournisseurs et candidats. Elle est établie conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Désignation du responsable de traitement

La Fakto est un organisme de formation professionnelle spécialisé dans la conformité, la réglementation et l'intelligence artificielle, à destination des entreprises de tous secteurs et leurs salariés. Ses formations sont proposées en e-learning sur sa plateforme Okto, en classe virtuelle et en présentiel (ensemble, les « Services »).

Le responsable de traitement est La Fakto S.A.S., société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 105 132 401 (SIRET 105 132 401 00016), dont le siège social est situé 7 rue Edmond Valentin, 75007 Paris. La Fakto est reconnu comme organisme de formation enregistré sous le numéro 11757662475. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État.

La Fakto est seule responsable des traitements décrits dans la présente politique : elle en détermine les finalités et les moyens, notamment pour la réalisation des actions de formation, le suivi pédagogique des participants et le respect de ses obligations d'organisme de formation. Lorsqu'une entreprise, un cabinet ou un organisme (le « Client ») inscrit ses collaborateurs à une formation, il communique à La Fakto les Données nécessaires à leur inscription et reçoit, en qualité de destinataire, les éléments de suivi de leur formation (voir la section 7). Le Client reste responsable, pour ce qui le concerne, des traitements qu'il met lui-même en œuvre au titre de la gestion de son personnel et de son plan de formation.

2. Fondements juridiques des traitements

La Fakto traite des Données sur les fondements suivants :

• le consentement de la Personne concernée, lorsqu'elle remplit un formulaire de contact ou de demande de démonstration, s'inscrit à une communication, accepte le dépôt de cookies non essentiels ou nous adresse un témoignage ;
• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles : devis, convention de formation, conditions générales de vente, conditions d'utilisation d'Okto ;
• le respect de ses obligations légales en tant qu'organisme de formation (Code du travail, référentiel national qualité Qualiopi, justification auprès des financeurs) et en tant qu'entreprise (obligations comptables et fiscales) ;
• son intérêt légitime, notamment pour la prospection et la communication commerciale auprès de professionnels, dans les conditions définies par la CNIL pour les relations entre professionnels, pour la sécurité de ses systèmes et pour l'amélioration de ses Services.

3. Modalités de la collecte

Collecte directe. Les Données sont collectées auprès des Personnes concernées via les formulaires du site www.lafakto.com (le « Site »), les bulletins d'inscription et devis, la création et l'utilisation d'un compte sur Okto, les échanges par e-mail, téléphone ou visioconférence, et les questionnaires de positionnement, d'évaluation et de satisfaction.

Collecte indirecte auprès de l'employeur. Pour les formations commandées par un Client, les Données des participants sont le plus souvent transmises par leur employeur ou par l'organisme qui les inscrit. Dans ce cas, La Fakto informe chaque participant des caractéristiques du traitement et de ses droits dès la première prise de contact : l'e-mail de création de ses accès Okto ou sa convocation contient un lien vers la présente politique et l'adresse permettant d'exercer ses droits.

Sources publiques. Dans le cadre de sa prospection auprès de professionnels, La Fakto peut collecter des coordonnées professionnelles issues de sources accessibles au public (LinkedIn, sites des cabinets et entreprises, annuaires professionnels). Les personnes ainsi contactées sont informées de l'origine de leurs Données et peuvent s'opposer à tout moment à leur utilisation.

4. Données collectées

En application du principe de minimisation, La Fakto ne collecte que les Données strictement nécessaires aux finalités poursuivies. Selon la nature de la relation, il peut s'agir des Données suivantes :

• Données d'identification : civilité, nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, identifiants de connexion à Okto ;
• Données relatives à la vie professionnelle : employeur ou structure, fonction, domaine d'activité, niveau d'expérience ou prérequis déclarés, et, pour les formateurs et candidats, CV, parcours et références ;
• Données relatives à l'action de formation : formations suivies, réponses aux questionnaires de positionnement, progression dans les modules, temps de connexion, résultats aux évaluations d'entrée et de sortie, notes personnelles prises sur Okto, feuilles d'émargement et relevés de connexion, attestations délivrées, réponses aux questionnaires de satisfaction ;
• Données de facturation et de gestion : raison sociale, adresse, numéro de TVA, références de commande et de prise en charge par un financeur, historique de facturation et de paiement ; pour les formateurs et fournisseurs, coordonnées bancaires nécessaires au règlement. Les paiements par carte sont traités par nos prestataires de paiement ; La Fakto ne stocke pas les numéros de carte ;
• Données de communication : contenu des messages, demandes et réclamations, témoignages, historique des échanges commerciaux ;
• Données de connexion et de navigation : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, système d'exploitation, pages consultées, date et heure de la visite, page d'origine, journaux techniques.

La Fakto ne collecte aucune donnée dite sensible au sens de l'article 9 du RGPD. Les informations relatives à un handicap, communiquées pour demander un aménagement, sont des données de santé. Elles ne sont traitées qu'avec le consentement explicite du participant, consultées par le seul référent handicap et supprimées à l'issue de la formation.

5. Finalités des traitements

La Fakto n'utilise les Données que pour les finalités suivantes :

Gestion des clients et de la relation commerciale : devis, conventions, commandes, factures, comptabilité, comptes clients, suivi de la relation, gestion des dossiers de prise en charge par les financeurs, gestion des impayés et du contentieux, élaboration de statistiques commerciales, recueil et diffusion des avis et témoignages avec l'accord de leurs auteurs.

Prospection et communication : constitution et gestion d'une base de contacts professionnels, sélection de personnes pour des opérations d'information, de promotion ou d'invitation à des événements, envoi d'informations sur les formations et l'actualité réglementaire. Ces communications s'adressent à des professionnels, en lien avec leur fonction, et comportent systématiquement un moyen simple de s'y opposer.

Organisation et réalisation des actions de formation : inscription, convocation, questionnaires de positionnement et vérification des prérequis, création et gestion des comptes d'accès Okto, tenue des sessions en e-learning, en classe virtuelle ou en présentiel, suivi de la progression et de l'assiduité, évaluation des acquis, établissement et envoi des justificatifs (feuilles d'émargement, relevés de connexion, attestations de fin de formation), recueil de la satisfaction, mise à disposition du Client des éléments de suivi de ses collaborateurs, facturation, diffusion sur le Site des fiches de présentation des formateurs avec leur accord.

Démarche qualité et obligations d'organisme de formation : constitution des preuves exigées par le Code du travail et le référentiel Qualiopi, réponse aux contrôles des financeurs, de l'organisme certificateur et de l'administration, établissement du bilan pédagogique et financier.

Information et communication via le Site : service de communication au public en ligne, réponse aux demandes de contact et de démonstration, mesure d'audience et amélioration des contenus.

Gestion des formateurs et des fournisseurs : sélection, contrats, commandes, réceptions, factures et règlements, gestion des comptes fournisseurs, constitution et mise à jour d'une documentation sur les intervenants (CV, références, évaluations des sessions animées).

Recrutement : instruction des candidatures spontanées ou en réponse à une offre (salariés, alternants, formateurs indépendants), entretiens et sélection.

Sécurité et défense des droits : sécurisation du Site et d'Okto, prévention des accès non autorisés et des usages abusifs, conservation des journaux de connexion, gestion des demandes d'exercice de droits, des précontentieux et contentieux.

La Fakto ne traite les Données que pour ces finalités. Elle ne procède à aucun croisement de fichiers, à aucun profilage et à aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard des Personnes concernées. Les résultats aux évaluations servent uniquement à attester des acquis de la formation et à adapter les parcours.

6. Durées de conservation

La durée de conservation dépend de la nature de la relation (prospect, client, participant, formateur, fournisseur, candidat) et des usages du secteur de la formation professionnelle.

Principe. Les Données sont conservées en base active pendant la durée de la relation et tant qu'elles sont nécessaires aux finalités poursuivies, puis archivées pendant cinq (5) ans (prescription de droit commun) avant suppression ou anonymisation.

Durées particulières.

• Données de formation (émargements, relevés de connexion, évaluations, attestations) : conservées pendant la formation puis archivées cinq (5) ans à compter de sa fin, durée nécessaire à la justification de l'action auprès des financeurs, de l'organisme certificateur et de l'administration. Les attestations restent accessibles au participant pendant son accès à Okto et lui sont remises à sa demande.
• Compte Okto : pendant la période d'accès convenue, puis archivé avec les données de formation.
• Pièces comptables et factures : dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice (Code de commerce).
• Conventions, devis et contrats : durée du contrat, puis cinq (5) ans.
• Prospects : trois (3) ans à compter du dernier contact émanant de la personne ou de sa dernière réaction à une sollicitation, sauf opposition antérieure.
• Candidats : deux (2) ans à compter du dernier contact, sauf demande de suppression antérieure ou accord pour une conservation plus longue.
• Demandes de contact et échanges : le temps du traitement de la demande, puis trois (3) ans.
• Journaux de connexion et données techniques : douze (12) mois.
• Cookies : treize (13) mois au maximum à compter de leur dépôt, informations collectées conservées vingt-cinq (25) mois au maximum (voir la politique de cookies).
• Demandes d'exercice de droits : le temps du traitement, puis cinq (5) ans à titre de preuve.

Certaines Données peuvent être conservées plus longtemps en archivage intermédiaire lorsqu'une obligation légale, un contrôle en cours ou un contentieux l'exige.

7. Destinataires des Données

Les Données sont destinées en priorité aux personnes habilitées au sein de La Fakto, dans la limite de leurs attributions : direction, équipe pédagogique, administration des formations, relation commerciale, comptabilité.

Les Données collectées pour l'organisation des actions de formation peuvent également être transmises :

• au Client à l'initiative de la commande, pour les données de suivi de ses collaborateurs (inscriptions, assiduité, progression, résultats, attestations), afin de piloter son plan de formation et de justifier de ses propres obligations ;
• aux formateurs et intervenants qui animent une session, pour les informations nécessaires à son bon déroulement ;
• aux organismes financeurs (opérateurs de compétences, autres financeurs), à l'organisme certificateur Qualiopi, à la DREETS et, d'une manière générale, à tout acteur public ou privé intervenant dans le cadre de la formation professionnelle lorsque la justification de l'action l'exige.

La Fakto recourt par ailleurs à des sous-traitants techniques qui traitent les Données sur ses instructions : hébergement d'Okto et du Site (Amazon Web Services, Webflow), outils de messagerie et de gestion de la relation client, solutions de visioconférence pour les classes virtuelles, prestataires de paiement et de signature électronique, outils de mesure d'audience. Chacun est lié par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.

Certaines Données peuvent enfin être transmises aux organismes publics et aux personnes chargées du contrôle (administration fiscale, expert-comptable, commissaire aux comptes le cas échéant), aux établissements financiers teneurs des comptes, aux personnes en charge de la défense des intérêts de La Fakto (avocats, assureurs) et aux autorités judiciaires ou administratives lorsque la loi l'exige.

Hors ces cas, les Données ne sont jamais communiquées à des tiers, ne sont pas vendues et ne donnent lieu à aucune utilisation commerciale externe à La Fakto.

8. Sécurité des Données

La Fakto met en œuvre les mesures techniques, logiques, physiques et organisationnelles permettant de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et de prévenir toute perte, altération, divulgation ou accès non autorisé : chiffrement des échanges (HTTPS), authentification et gestion des habilitations selon le principe du moindre privilège, journalisation des accès, hébergement auprès de prestataires certifiés, sauvegardes régulières, sensibilisation des personnes ayant accès aux Données.

Aucune transmission sur Internet n'est toutefois totalement sûre. Chaque utilisateur d'Okto reste responsable de la confidentialité de ses identifiants ; nous l'invitons à choisir un mot de passe robuste et à nous signaler sans délai tout accès suspect à son compte.

9. Transferts de Données hors de l'Union européenne

Les Données sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Certains prestataires peuvent néanmoins être établis, ou accéder à des Données, depuis des pays situés hors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, La Fakto s'assure que le transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par les clauses contractuelles types adoptées par celle-ci, complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires.

10. Cookies et traceurs

Le Site et Okto utilisent des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement (session, authentification, sécurité, mémorisation des préférences), qui ne requièrent pas de consentement, et, sous réserve du consentement de l'utilisateur, des cookies de mesure d'audience et de performance. Les choix peuvent être modifiés à tout moment depuis le bandeau de gestion des cookies ou les paramètres du navigateur ; le refus des cookies non essentiels n'affecte pas l'accès aux Services. Le détail figure dans notre politique de cookies.

11. Données des mineurs

Les Services s'adressent à des professionnels et ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. La Fakto ne collecte pas sciemment de Données concernant des mineurs ; si vous pensez qu'un mineur nous a communiqué des Données, contactez-nous afin que nous les supprimions.

12. Droits des Personnes concernées

Conformément à la réglementation en vigueur, chaque Personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d'accès, qui permet d'obtenir la confirmation que des Données la concernant sont ou non traitées et, lorsqu'elles le sont, d'y accéder et d'en recevoir une copie ;
• Droit de rectification, qui permet d'obtenir dans les meilleurs délais la correction des Données inexactes et, compte tenu des finalités, que les Données incomplètes soient complétées ;
• Droit d'opposition, qui permet de refuser, pour des motifs tenant à sa situation particulière, un traitement fondé sur l'intérêt légitime de La Fakto et, sans motif, de s'opposer à tout moment à la prospection commerciale ;
• Droit à l'effacement, qui permet d'obtenir dans les meilleurs délais la suppression des Données lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, dans la limite des obligations légales de conservation de La Fakto ;
• Droit à la limitation du traitement, qui permet d'obtenir le gel temporaire de l'utilisation des Données dans les cas prévus par la loi ;
• Droit à la portabilité, qui permet de récupérer les Données fournies à La Fakto dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et, le cas échéant, de les faire transmettre à un tiers ;
• Droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs ;
• Droit relatif à la mort numérique, qui permet de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication des Données après le décès.

Ces droits s'exercent directement auprès de La Fakto, à l'adresse indiquée à la section 14, en précisant l'objet de la demande, y compris lorsque le participant a été inscrit par son employeur. Un justificatif d'identité peut être demandé en cas de doute raisonnable. La Fakto répond dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse. Lorsqu'une demande porte sur des justificatifs de formation déjà transmis au Client, La Fakto l'en informe afin qu'il puisse, pour ce qui le concerne, y donner suite.

Toute Personne concernée peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr.

13. Modifications de la présente politique

La Fakto peut mettre à jour la présente politique pour refléter l'évolution de ses Services, de ses pratiques ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de dernière mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs d'Okto en sont informés par e-mail ou par une notification sur la plateforme.

14. Interlocuteur en matière de protection des Données

Toute demande d'information ou d'exercice des droits précités doit être adressée :

• par e-mail à contact@lafakto.com, en indiquant « Données personnelles » en objet ;
• par courrier à La Fakto S.A.S. – Données personnelles, 7 rue Edmond Valentin, 75007 Paris, France.